– Vi setter stor pris på at kommunen foreslo dette, sier daglig leder Dag Søbstad i Søbstad AS. 

– Fakturaen det dreide seg om, kom fra en underentreprenør som utførte spunting for oss. Dette var ekstrakostnader grunnet endringer i prosjektet. Saken levde i fem måneder før initiativet fra kommunen kom, og vi ble enige om å mekle. 

– Har dere hatt slike tvister før? 

– Flere. Noen sluttoppgjør har også endt i rettssystemet. 

– Hvor stor var uenigheten?  

– Temmelig stor.  

– Hvordan opplevde dere meklingsprosessen? 

– Svært positivt. Meklerne var godt forberedt. De gjennomførte dette profesjonelt. Det var som å være hos riksmeklingsmannen. Meklerne kom med skisser inntil de fant en løsning begge parter var fornøyde med. Underentreprenøren var også fornøyd. 

– Hva betyr det at tvisten ble løst utenfor rettssystemet? 

– Her sparte vi store ressurser. Med tre ansatte brukte vi én dag til forberedelser, og én dag til meklingen. En rettssak ville trolig krevd tre dager til forberedelser, og tre dager i retten.  

– Dessuten gir meklingen en helt annen prosess. Det var en god og avslappet stemning. I retten ville det nok blitt mye mer kantet, og vi ville ha husket bedre i ettertid. Denne meklingssaken har vi allerede lagt bak oss. 

Anbefaler mekling for andre

Maren Blomset Malvik i Trondheim kommune forteller at det var første gang kommunalteknisk avdeling prøvde en slik løsning.  

Hun var leder for det aktuelle prosjektet fra starten i november 2021. 

– Mekling hadde vært tema i møter vi hadde med ­Maskinentreprenørenes forbund (MEF). De oppfordret oss til å bruke dette, og viste oss til Norsk Meklingssenter.  

– Da vi fikk store krav underveis i prosjektet, og stod langt fra hverandre til tross for mye kontakt, husket jeg anbefalingen fra MEF. I stedet for å involvere advokater på hver vår side, brukte vi en nøytral tredjepart. Med det følte vi større trygghet for en forutsigbar prosess, og komme til enighet.  

– Hvordan var meklingsprosessen? 

– Begge parter var motivert. Samtidig forberedte meklerne oss godt på hvordan dette kom til å fungere. Det ga trygghet å ha et meklerteam med både teknisk og juridisk kompetanse. Vi forvalter kommunens penger. Dette må vi håndtere økonomisk forsvarlig. 

Måtte bli ferdig

– Ble dere fornøyde med avtalen? 

– Ikke umiddelbart med resultatet i kroner og øre. Samtidig var det ett år igjen av prosjektet. Derfor var det viktig å bli ferdig, for ikke å dra det inn i sluttoppgjøret. Hadde vi gjort det, ville det gått lang tid. Vi ville kanskje ikke husket alt like godt, og det kunne skjedd rollebytter underveis. Derfor var det svært viktig å få løst dette. Hadde saken endt i retten, ville ressursbruken blitt mye større, og hadde tatt mye lengre tid. Frontene ville også vært skarpere. I meklingen stilte vi med tre personer. En rettssak hadde nok krevd mange flere og mer tid.  

– Hvordan fungerer samarbeidet nå? 

– Jeg leder ikke prosjektet lenger, men hører at dette er bra. I etterkant av meklingen har vi delt vår erfaring med andre prosjekt- og byggeledere i enheten. Vi anbefaler mekling spesielt når det oppstår tvister midt i et langvarig prosjekt. Meklerne skulle vært trukket tidligere inn i denne saken. For nye, store prosjekter vurderer vi å legge inn i kontraktene at det skal være en mekler fra starten. Slike avtaler kjører Nye Veier og Bane Nor i ulike varianter.  

Tøft når det låser seg

Fagkyndig co-mekler Per Inge Henriksen sier det er ekstra kjedelig når det blir konflikt midt i et pågående prosjekt.  

– Partene skal samarbeide gjennom resten av prosjektet. 

– Det var også spesielt at kravet til Søbstad hadde bakgrunn i et krav fra en av deres leverandører. Her var det snakk om et stort beløp. 

Henriksen er pensjonist, med lang erfaring fra fagområdet tvisten dreide seg om.  

– Jeg ser verdien i å løse saker som dette med privatrettslig mekling. Det er viktig at personene i meklerteamet utfyller hverandre. I denne saken ønsket partene én mekler med juristkompetanse, og én med fagkunnskap om prosjekt det var snakk om. 

– Meklerteamet må ha tilgang til alle relevante opplysninger, som her var kontrakten. Etter en gjennomgang av materialet, og et formøte i Teams var vi godt forberedt på å møte partene i plenum, og høre deres versjoner. Etter sær- og plenumsmøter kom vi med et forslag om hvordan tvisten kunne løses.  

– Det er bra at Trondheim kommune, som er en stor offentlig byggherre, ser fordelen med å løse tvistesaker privatrettslig. Her har de tradisjonelt vært tilbakeholdne. Generelt er det positivt at offentlige byggherrer begynner å megle. 

– Hva er den viktigste forutsetningen for å lykkes? 

– Begge parter må være klare for å få meklerhjelp, og løse tvisten.  

Må forstå hva mekling innebærer

Henriksen får støtte av Geir Frøholm, som ledet meklingen. Han er til daglig konsern­advokat i Consto. 

– Partene må være enige om å megle, og ha innsikt i hva dette innebærer og tillit til hverandre. Mekler må sørge for å etablere et godt samtaleklima. Vi kjører innledende møte med partene, der vi får avklart en felles forståelse av konflikten som skal løses. Det er viktig å definere nøyaktig hva det skal mekles om. Er det snakk om et stort, komplisert oppgjør, må vi avklare og mekle del for del.  

– Når partene er enige om definisjonene, blir det satt opp en avtale. Her skal det gå frem hvem som skal representere partene. Disse må være beslutningstakere med nødvendige fullmakter, som må tørre å ta beslutninger. Avtalen skal også inneholde enighet om lik deling av sakskostnadene, og når og hvor mekling skal skje. Det er viktig å møtes på nøytralt sted. Å megle i kontorene til den ene parten kan gi mange forstyrrelser. Partene må også gi oss nødvendig innsyn og dokumentasjon, og sette av nok tid og ressurser.  

– Det bør alltid være to meklere. En som har jusskompetanse, og en fagkyndig. Begge må også forstå kontrakter.  

Sparer tid og ressurser

– Hvor lang tid tar det å mekle en enighet? 

– Det kan variere fra en dag til en uke. Spesielt i sluttoppgjør kan frontene være harde. Derfor bør uenigheter i størst mulig grad mekles og avklares underveis. Ikke la det bygge seg opp til sluttoppgjøret.  

– Jeg har ikke vært med på en mekling der det ikke ble enighet, i hvert fall om noe. I større saker kan det skje at det ikke blir løsning på alle spørsmålene. Å skape god stemning bidrar gjerne til en løsning.  

– En tvist er en mye større prosess i rettssystemet, med stevning, motsvar, diverse prosess-skriv og rettsforhandlinger. Flere må bruke mekling. Det kan spare store ressurser og mye tid. 

Håper på lavere konfliktnivå

– Elinstallatørene opplever dessverre at byggherrer og hovedentreprenører ikke ønsker å bruke meklere eller eksperter, sier Vigdis Sværen, fagsjef næringspolitikk i Nelfo og Nelfo sin representant i styret i Norsk Meklingssenter. 

– Med etableringen av Norsk Meklingssenter, i samarbeid med blant andre Entreprenørbedriftenes forening (EBA), håper vi at mekling og ekspert­avgjørelser blir mer brukt. Dette kan bidra til lavere konfliktnivå i bygg- og anleggsbransjen. 

– Elinstallatørene er langt ute i verdikjeden. Når det blir forsinkelser i prosjektene, får dette store konsekvenser for disse selskapene. De får kortere tid til å gjennomføre oppdragene og økte kostnader. Det kan være mange grunner til tvister. Samtidig kan partene forstå kontrakter ulikt. Dette skaper ofte konflikter. Derfor har Nelfo støttet etableringen av Norsk Meklingssenter, og er representert i styret. 

– Å ha en tvist med en kunde eller leverandør gjennom et langt prosjekt er svært krevende. Målsettingen med Norsk Meklingssenter er å bidra til et lavere konfliktnivå mellom aktørene, slik at energien kan brukes til å gjennomføre prosjekter på en best mulig måte for alle parter. 

Vil ha mer megling
Vigdis Sværen, fagsjef næringspolitikk i Nelfo, oppfordrer medlemsbedriftene til å megle mer i tvister